卒業式当日にPTAが担当する仕事の内容と事前準備の仕方

卒業式が終わって校舎から出てくる卒業生たち
卒業式が終わって校舎から出てくる卒業生たち

😊こんにちは、イルカパパです。

東京の公立中学校でPTA会長を4年した後、学校運営協議会会長を5年しています。

今日のブログ記事では、小中学校の卒業式でPTAが担当する仕事について、内容や準備などを紹介したいと思います。

この記事が全国のPTA会長さんのお役に立てば幸いです。またそれが子供達や地域の笑顔を増やすことにつながればこんなに嬉しいことはありません。

卒業式当日にPTAが担当する仕事

PTAで準備した花道を通り校門から出て行く卒業生
PTAで準備した花道を通り校門から出て行く卒業生

わたしたちの中学校では、卒業式当日、PTAは次のような仕事を担当しています。

  • 受付
  • 来賓を待合室に案内する
  • 待合室係(来賓にお茶を出す)
  • 自転車場係(自転車で来校する人の整理)
  • 案内係(門の入り口で参列者を会場へ誘導する)

これらの仕事はPTA本部役員ではなく、保護者の方にお願いしています。

本部役員は仕事の内容を、担当する保護者の方に説明したりサポートをする役割です。

それほど大変ではありません。

少し手間なのは卒業式までに

どの仕事に何人配置し

誰にその仕事をしてもらうか

そしてそのお知らせ作業

です。

次に、わたしたちの中学校でおこなっている卒業式の係決めとその行程について説明します。

来賓控え室前に並ぶ来賓の方々
来賓控え室前に並ぶ来賓の方々

学校行事・PTA活動の係決め

わたしたちの学校では卒業式に限らず、年度初めにすべての行事の係を決めています。

具体的なやり方ですが、まず年間の学校行事やPTA活動の中でお手伝いさんが必要な行事を、リストアップします。

卒業式、体育祭、文化祭、美化活動、夏のパトロール、あいさつ運動、駅伝大会、高校説明会、科学コンクール、ふあいフェスティバル、、等です。

次にリストアップした行事ごとに実際にどんな係/役割が必要かをリストアップします。

そしてそれぞれの係/役割に何人必要かを決めます。

この作業はいつも2~3月頃におこなうPTA本部役員会で話し合います。

それを4月になって新年度最初のクラス保護者会の時に告知して、保護者の方1人1人に、自分はどの係を担当したいかという希望を出してもらうのです。

そのとき、

行事ごとの予定開催時期や

それぞれの仕事の内容

おおよその拘束時間

などもお知らせします。

対象は2、3年生の保護者で、本部役員や委員をされていない方です。

うちの学校では、役員や委員をしていない人も、必ず何かの係をしなければいけない、というルールを作っていますので、このやり方で年間行事の係が決まります。

クラス保護者会の司会進行はクラス委員の方が担当します。

学年が変わってクラス替えがおこなわれた場合は、春休みの間に名簿でチェックをし、司会を引き受けてくれる人をクラス委員の中から探します。

クラス委員が誰もいないクラスがあればそこは本部役員が担当をします。

新入生の保護者については入学式の直後に、本部役員が進行役をしてクラス委員と係を決めます。

学校行事/PTA活動の係が決まったら係の人の学年、クラスと名前を一覧表にします。

行事が近づいてきたら、その都度、担任の先生を通じて担当係の保護者にお知らせの手紙を配布します。

一度に年間行事すべての係を決めるのは、事前の作業などけっこう大変になりますが、行事の度に保護者に集まってもらい係を決めるよりは現実的だと思います。

卒業式の係もこうして年度始めに決めておいて、卒業式が近づいてきたら手紙を配布してお知らせします。

卒業式が近づいてきたらすること

卒業式担当係の保護者は上記で説明したようにすでに年度はじめの保護者会で決まっています。わたしたちの学校では10~15名くらい卒業式係を決めています。

卒業式が近づいて来てたら本部役員で集まって

卒業式担当係の中から誰にどの仕事をしてもらうか

という仕事の振り分け作業をおこないます。

係の割り振りが決まったら卒業式の7~10日くらい前に担任の先生を通じて「卒業式のお手伝いのお願い」という手紙を配布します。

手紙の文面は、

「あなは卒業式の係です。当日の担当は~~です、集合時間と集合場所は~~です」

という内容です。

係を決めるのは年度始めですから、卒業式のお手伝い係の順番が回って来るのはかなり遠い時期です。

ですから当日の出席率を高めるためにも、具体的な担当が決まっているほうが効果が高いと思います。

手紙は書記さんが作りますが会長でああるなたも手紙を出し忘れることのないようにきちんと覚えておきましょう。そして手紙が出来上がったら配布する前にPTA会長が校正します。

卒業式当日は実は会長以外それほど大変ではない

卒業生と記念写真
卒業生と記念写真

卒業式当日は、事前に本部役員もどの係をサポートするか、ということを決めておきます。

そして手紙でお知らせした集合時間に集まり、係の人に仕事の内容と割り振りを指示します。

あとは見回りをしてサポートをします。

何か問題があれば対応しますが、普通、何もありません(* ̄,_ゝ ̄

会長は、祝辞の準備(というか心の準備)と、来賓のお相手をするので当日の仕事は副会長さんや他の本部役員にお任せしたほうがいいでしょう。

終わりに

🐬「卒業式当日にPTAが担当する仕事の内容と事前準備の仕方」の記事はこれで終わりです。今回も最後まで読んでいただきありがとうございます。

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それではまたどこかでお会いしましょう!